Cómo hacer una copia de seguridad de SharePoint

Realizar copias de seguridad de SharePoint es crucial para cualquier organización. Protección y recuperación de datos en caso de cualquier imprevisto. Hay varios métodos entre los que elegir: la propia herramienta de SharePoint, herramientas de terceros o copias de seguridad manuales. El proceso requiere una copia de seguridad completa de la granja de SharePoint, las bases de datos y las configuraciones. Una estrategia de copia de seguridad adecuada evita la pérdida de datos y mantiene el negocio en marcha.

A la hora de diseñar la estrategia, piense en la frecuencia, el tipo de copia de seguridad (completa o incremental), la ubicación de almacenamiento y el periodo de conservación. Pruebe siempre sus copias de seguridad para asegurarse de que son válidas. Algunas funciones pueden no estar totalmente respaldadas con el método básico, así que consulta a un profesional si es necesario.

Forbes informó de que el 60% de las pequeñas empresas que pierden sus datos cierran en los seis meses siguientes al desastre. Así que planifique y ejecute la estrategia de copia de seguridad de SharePoint para mantener las operaciones empresariales sin problemas. Obtenga amor tierno y copia de seguridad-evitar el pánico de perder datos de SharePoint.

Ve al grano 🤓 👇

Métodos de copia de seguridad de SharePoint

Estrategias de copia de seguridad de SharePoint

Diferentes métodos para proteger sus datos de SharePoint

La aplicación de estrategias de copia de seguridad garantiza la seguridad e integridad de los datos de SharePoint. Estas son algunas técnicas probadas para realizar copias de seguridad de su entorno SharePoint.

Aparte de estas técnicas, puede utilizar las herramientas integradas de SharePoint o herramientas de terceros como CloudAlly, Veeam y AvePoint para realizar copias de seguridad de sus datos de SharePoint.

Un punto importante a tener en cuenta aquí es probar regularmente el proceso de copia de seguridad y recuperación para garantizar que los archivos de copia de seguridad son accesibles y utilizables en caso de emergencia.

Comprendiendo la importancia de las copias de seguridad, una organización contrató a un consultor de SharePoint que implantó una estrategia de copia de seguridad y recuperación. Un día, el equipo de TI de la organización borró accidentalmente un sitio crítico, pero gracias al sistema de copia de seguridad implantado, el consultor pudo restaurar el sitio con un tiempo de inactividad mínimo.

No querrá acabar con una granja de SharePoint que sea más un cementerio que una herramienta de productividad, así que no olvide la copia de seguridad completa de la granja.

Copia de seguridad completa de la granja

SharePoint es perfecto para la gestión de datos y la colaboración en equipo. Para proteger los datos de SharePoint, realice copias de seguridad con regularidad. La opción "Copia de seguridad completa de la granja" está disponible. Para ello:

• Vaya al sitio de la Administración Central. Seleccione "Copia de seguridad y restauración".
• Seleccione "Copia de seguridad de la granja" y haga clic en "Iniciar copia de seguridad".
• Elija una ubicación para guardar el archivo de copia de seguridad.
• Verifique su configuración. Seleccione "Iniciar copia de seguridad".

La copia de seguridad completa de la granja lleva tiempo, así que sea paciente. Después de completar estos pasos, usted ha hecho la copia de seguridad.

Para que la copia de seguridad se realice correctamente, prográmala en horas no laborables o de baja actividad. Guarde la copia de seguridad en otro lugar/plataforma para mayor seguridad. Supervise/alerte utilizando SharePoint Health Analyzer para estar alerta ante cualquier problema/fallo.

De este modo, sus datos de SharePoint estarán a salvo. La copia de seguridad granular es una tarea tediosa, pero al final merece la pena.

Copia de seguridad granular

Las copias de seguridad granulares son imprescindibles para SharePoint. Ahorra tiempo y almacenamiento, y mantiene los datos seguros. Para ello, los usuarios pueden utilizar las herramientas integradas de SharePoint, como Central Admin o PowerShell. También existen soluciones de terceros para realizar copias de seguridad más sencillas.

La copia de seguridad granular puede incluir listas individuales, bibliotecas, sitios e incluso documentos. Puede automatizarse con programaciones y reglas personalizadas. Esto ayuda a reducir el riesgo de pérdida de datos. Además, las soluciones basadas en la nube, como Microsoft 365, permiten realizar copias de seguridad granulares con herramientas especializadas.

Consejo profesional: Pruebe regularmente sus procedimientos de copia de seguridad. Garantizará la restauración en caso de emergencia.

PowerShell: Un superhéroe para sus datos de SharePoint, ¡para salvarlos de la pérdida de datos!

Copia de seguridad mediante PowerShell

¿Necesita hacer una copia de seguridad de sus datos de SharePoint? Microsoft PowerShell es la respuesta. Esta plataforma versátil y robusta proporciona una interfaz de línea de comandos para operaciones rápidas. Exploremos los pasos para realizar una copia de seguridad eficaz con PowerShell.

• Abra Windows PowerShell y conéctese a SharePoint ejecutando: "Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell".
• Identifique la colección de sitios o el subsitio del que desea hacer una copia de seguridad. Crear una nueva carpeta para copias de seguridad con: "New-Item E:\Backup -type directory".
• Cree un nuevo objeto de copia de seguridad con cmdlets como Backup-SPFarm, Backup-SPConfigurationDatabase o Export-SPWeb.
• Elija el método de copia de seguridad que prefiera: completa o diferencial.
• Inicie el proceso de copia de seguridad con la sintaxis "Backup-SPFarm -Directory E:\Backup -BackupMethod Full".

Si realiza copias de seguridad de varios subsitios o colecciones de sitios, repita los pasos dos, tres, cuatro y cinco.

PowerShell permite supervisar eficazmente las copias de seguridad de los datos de SharePoint y, al mismo tiempo, mantenerlas compactas para su almacenamiento y recuperación. Estos pasos ahorran tiempo a la vez que proporcionan tranquilidad en caso de emergencias. No deje que el desastre golpee a Simple Things Publishing; ¡utilice las capacidades de copia de seguridad de SharePoint con PowerShell hoy mismo!

Soluciones de copia de seguridad de terceros

Las soluciones de copia de seguridad de terceros ofrecen funciones que pueden no estar disponibles en las herramientas nativas de copia de seguridad de SharePoint. Estas soluciones ofrecen funciones completas de copia de seguridad y restauración, y permiten realizar copias de seguridad granulares de archivos o componentes concretos. También disponen de funciones automatizadas de programación y elaboración de informes, así como de informes más detallados sobre el estado y el rendimiento de las copias de seguridad.

Al elegir una solución de copia de seguridad de terceros, tenga en cuenta la escalabilidad, la facilidad de uso y la integración con otros sistemas. Algunas opciones son Veeam Backup & Replication for Microsoft SharePoint, Commvault Complete Backup & Recovery for SharePoint y Druva inSync for SharePoint.

En general, estas funciones avanzadas garantizan que sus datos de SharePoint estén a salvo de eliminaciones accidentales u otros tipos de pérdida de datos. Haz copias de seguridad de tu SharePoint como si fuera el número de tu ex en el teléfono, siempre ahí por si lo necesitas.

Prácticas recomendadas para las copias de seguridad de SharePoint

Los datos de SharePoint son esenciales para la continuidad del negocio; por lo tanto, es imprescindible garantizar su copia de seguridad. Las políticas de copia de seguridad y recuperación de desastres requieren las mejores prácticas para la copia de seguridad de SharePoint. Estas son algunas recomendaciones para el Backup de SharePoint:

• Garantizar un calendario de copias de seguridad para la regularidad de las operaciones de copia de seguridad.
• Utilice copias de seguridad incrementales en lugar de copias de seguridad completas para reducir el tiempo y el tamaño de las copias de seguridad.
• Verificar la integridad de las copias de seguridad ejecutando un trabajo de restauración de los datos de copia de seguridad.
• Asegúrese de que se almacenan varias copias de seguridad en diferentes ubicaciones para reducir el riesgo de pérdida de datos.
• Implantar protocolos de seguridad para impedir el acceso no autorizado y cifrar las copias de seguridad para garantizar su confidencialidad.

La copia de seguridad de SharePoint tiene sus particularidades, como la eliminación de sitios y la pérdida de datos. Es fundamental conocer bien estos aspectos para aplicar políticas de copia de seguridad de SharePoint prácticas y eficaces.

¿Sabías que la copia de seguridad de SharePoint fue inicialmente un quebradero de cabeza para muchas organizaciones? Aun así, los desarrolladores de SharePoint han mejorado sus funciones de copia de seguridad con los Service Packs de SharePoint 2010 y SharePoint 2013. Las versiones mejoradas han aportado más eficiencia y han reducido los riesgos de pérdida de datos.

No sea un escamoso de SharePoint, ¡haga copias de seguridad a diario!

Determinar la frecuencia de las copias de seguridad

Haga una copia de seguridad de sus datos de SharePoint: es clave para protegerse frente a desastres inesperados, fallos de hardware o borrados accidentales. Decide con qué frecuencia necesitas hacer copias de seguridad en función de la importancia de tus datos y de la frecuencia con la que cambian.

• Copias de seguridad diarias - Si se realizan cambios a diario, es mejor realizar copias de seguridad diarias.
• Copias de seguridad semanales: para los datos que no cambian a menudo, las copias de seguridad semanales están bien.
• Copias de seguridad mensuales: para los datos que no cambian mucho, las copias de seguridad mensuales pueden ahorrar tiempo y espacio de almacenamiento.
• Copias de seguridad trimestrales, semestrales o anuales: por necesidades legales o de archivo, se pueden realizar copias de seguridad trimestrales, semestrales o anuales de los datos a los que se accede con menos frecuencia.

Además, guarda varias copias de seguridad fuera de las instalaciones para evitar catástrofes naturales como inundaciones o incendios.

Asegúrese de que su solución de copia de seguridad puede restaurar todo lo almacenado en SharePoint, no sólo archivos individuales.

Una organización financiera perdió toda la información de sus clientes cuando su servidor se estropeó. No estaban realizando copias de seguridad externas, aunque lo hacían cada dos semanas. Esto les causó grandes pérdidas. Evite este error: elija una solución de copia de seguridad fiable y determine la frecuencia adecuada para sus datos de SharePoint. Manténgalos a salvo y seguros.

Almacenar copias de seguridad de forma segura

El almacenamiento seguro de las copias de seguridad es esencial para el buen funcionamiento y la seguridad de su sistema SharePoint. Cifrar y almacenar las copias de seguridad en una ubicación segura son dos formas clave de hacerlo. Para mayor seguridad, se puede implementar un control de acceso basado en roles, que permita el acceso únicamente a las personas autorizadas.

Para evitar la pérdida de datos por fallos de hardware o catástrofes, se recomienda tener varias copias almacenadas en distintos sitios seguros. Además, probar el proceso de copia de seguridad con regularidad garantiza que funcione correctamente cuando sea necesario. Si sigue estas prácticas recomendadas de almacenamiento de copias de seguridad de SharePoint, podrá estar seguro de que sus datos están a salvo de accesos no autorizados y protegidos frente a imprevistos.

Los procesos de copia de seguridad y restauración son como las relaciones: no sabrás si funcionan hasta que sea demasiado tarde para volver atrás.

Probar los procesos de copia de seguridad y restauración

Probar los procesos de copia de seguridad y restauración es fundamental para la disponibilidad y fiabilidad de los datos. Aquí tienes una guía:

• Configure un entorno de prueba que refleje el entorno real.
• Cree datos ficticios para las pruebas.
• Haga una copia de seguridad completa en el entorno de prueba.
• Eliminar uno o varios conjuntos ficticios.
• Restaurar los datos borrados de la copia de seguridad completa.
• Verifica que los datos restaurados funcionan probando su funcionalidad.

No dé por sentado que sus copias de seguridad funcionaron porque se ejecutaron. Incluya procedimientos de recuperación en caso de catástrofe y pruébelos. Realice pruebas periódicas, incluidos simulacros sin previo aviso. Prepárese para las catástrofes, porque nunca se sabe cuándo van a ocurrir.

Un ejemplo: A una empresa le pilló desprevenida la caída de su servidor. La recuperación de los datos de las copias de seguridad falló: algunos archivos estaban dañados o faltaban. Pasaron horas arreglando los archivos antiguos en lugar de hacer un trabajo útil. Unas pruebas periódicas podrían haberlo evitado.

Hacer copias de seguridad de las configuraciones de SharePoint es como ponerse un casco al montar en bicicleta: incómodo pero necesario para evitar una caída.

Copia de seguridad de la configuración de SharePoint

Realizar copias de seguridad de los archivos de configuración de SharePoint es imprescindible para un funcionamiento sin problemas. Aquí le explicamos cómo hacerlo.

• Vaya a Menú Inicio > Herramientas administrativas > Administración central de SharePoint 2016.
• Selecciona "Copia de seguridad y restauración" en el menú de la izquierda y haz clic en "Realizar una copia de seguridad".
• En la página Opciones de copia de seguridad, seleccione 'ÄòCopia de seguridad de la granja'Äô. Seleccione todos los componentes en Selección de granja. En Tipo, seleccione "Completo" y elija un programa de copia de seguridad.

Es muy importante actualizar los procedimientos de copia de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida de datos.
Unconsejo profesional: Dé a cada copia de seguridad un nombre único para no sobrescribir otra accidentalmente.

Restaurar una copia de seguridad de SharePoint es como pulsar el botón de deshacer, pero el ordenador tiene que ponerse al día.

Restauración de SharePoint a partir de una copia de seguridad

Con la dependencia actual de la tecnología, hacer copias de seguridad de los datos es una necesidad crítica para todas las organizaciones. Esto incluye SharePoint, una plataforma ampliamente utilizada para la gestión de documentos y la colaboración. En caso de pérdida de datos o daños imprevistos, una pronta recuperación del material respaldado se vuelve crucial. He aquí cómo puede restaurar SharePoint desde una copia de seguridad.

Para restaurar SharePoint desde una copia de seguridad, siga estos seis sencillos pasos:

• Comience abriendo la Administración Central de SharePoint en el servidor donde se realizó la copia de seguridad.
• En Copia de seguridad y restauración, seleccione Restaurar desde copia de seguridad y vaya a la ubicación del archivo de copia de seguridad.
• Elija un punto de recuperación y seleccione la colección de sitios que desea restaurar.
• Seleccione los componentes de la copia de seguridad, como listas, bibliotecas y permisos, que desea restaurar.
• Seleccione las opciones de restauración, como sobrescribir el archivo y crear nuevos sitios.
• Haga clic en Aceptar para completar el proceso de restauración.

Es esencial dar prioridad a las copias de seguridad periódicas de los datos de SharePoint y sus componentes conectados. Un paso adicional a considerar sería incluir un plan de recuperación de desastres para la organización. Este tipo de plan puede incluir disponer de una opción de almacenamiento de datos externo, comprobar la integridad de las copias de seguridad y realizar copias de seguridad y comprobar las medidas de recuperación ante desastres con la máxima prioridad.

Para lograr un proceso de restauración de SharePoint fiable, mantenga copias de seguridad actualizadas y probadas con regularidad, incluso en días de poca actividad. Considere una solución de copia de seguridad y recuperación ante desastres basada en la nube, ya que ofrece mayor agilidad y facilidad de acceso. Por último, asegúrate de que los datos de la copia de seguridad están protegidos frente a amenazas como las cibernéticas mediante el empleo de protocolos de seguridad estándar del sector. Si confía en una copia de seguridad completa de la granja para restaurar su SharePoint, recuerde: no hay lugar como el hogar, pero tampoco hay lugar como una copia de seguridad actualizada.

Restaurar a partir de una copia de seguridad completa de la granja

Mantener la integridad de sus datos es clave, así que asegúrese de restaurar SharePoint desde una copia de seguridad completa de la granja utilizando esta guía de 4 pasos:

• Asegúrese de que dispone de las cuentas y permisos necesarios.
• Vaya a Administración Central y seleccione "Copia de seguridad y restauración" en Configuración del sistema.
• Seleccione "Restaurar desde copia de seguridad" y localice su archivo de copia de seguridad completa de la granja.
• Elija los componentes que desea recuperar, verifique la configuración e inicie la recuperación.

Ten en cuenta que esto puede llevar un tiempo, dependiendo del tamaño de los datos. Prueba y verifica las copias de seguridad periódicamente para estar preparado cuando sea necesario.

Dé prioridad a la restauración a partir de una copia de seguridad frente al intento de reparar los datos dañados.

La documentación de SharePoint (https://docs.microsoft.com) indica que este método es adecuado para restaurar completamente una granja tras un desastre.

Pero, con una copia de seguridad granular, SharePoint puede volver de entre los muertos como un virus zombi.

Restaurar desde copia de seguridad granular

La restauración de Granular Backup para SharePoint tiene un proceso de 3 pasos:

• Primer paso: busque la colección de sitios y vaya a la carpeta de copia de seguridad.
• Segundo paso: copie los archivos del sitio en sus lugares de SharePoint.
• Tercer paso: realizar un rastreo completo de la fuente de contenidos.

Un consejo para recordar: compruebe que las restauraciones a nivel de elemento no sobrescriban las propiedades existentes.

Las copias de seguridad granulares aportan flexibilidad. Pueden restaurar determinados datos y objetos sin alterar el resto. Así, los administradores pueden recuperar listas o documentos si se borraron accidentalmente o por error.

En 2019, un ataque había afectado a 500 servidores abiertos de Elasticsearch y las empresas perdieron el acceso a sus archivos de bases de datos de SharePoint. Los proveedores tuvieron que restaurar los archivos dañados a partir de copias de seguridad granulares y tardaron días en restablecer los servicios.

PowerShell al rescate Restaure sus copias de seguridad de SharePoint en un santiamén.

Restauración mediante PowerShell

La restauración de SharePoint a partir de una copia de seguridad puede realizarse rápidamente con PowerShell. Requiere conocimientos avanzados, pero garantiza la restauración de todos los datos y configuraciones. He aquí cómo hacerlo:

• Abra SharePoint Management Shell como administrador.
• Escriba el comando: Restore-SPFarm -Directory <Localización de la carpeta de copia de seguridad> -RestoreMethod Overwrite -Item <Tipo de restauración>. El <Tipo de restauración> puede ser una base de datos de contenido, una aplicación web o una colección de sitios.
• Pulse Intro y espere a que finalice la restauración.

Debe tener los privilegios de acceso adecuados y suficiente espacio en disco en la ubicación de destino. Cada restauración es diferente, con sus propias necesidades basadas en el tamaño de la copia de seguridad, el espacio disponible y la ubicación del disco.

Un desarrollador senior utilizó PowerShell una vez para restaurar una base de datos con una importante biblioteca de documentos en un apuro. Después de dos horas, estaba encantado de que todo funcionara sin pérdida de datos ni problemas de corrupción. Esto le hizo confiar aún más en PowerShell como una herramienta excelente para los administradores de SharePoint.

Restaurar SharePoint con una solución de copia de seguridad de terceros es como tener un superhéroe a tu disposición: no siempre son necesarias, pero cuando lo son, te salvan la vida.

Restauración mediante soluciones de copia de seguridad de terceros

La restauración de SharePoint a partir de una copia de seguridad puede realizarse mediante soluciones de terceros. Estas soluciones proporcionan una capa adicional de protección para preservar sus datos. He aquí una guía de 6 pasos:

• Elija la mejor solución de copia de seguridad de terceros para su entorno SharePoint.
• Compruebe que dispone de una copia de seguridad de los datos y archivos esenciales.
• Instale y configure la solución de terceros según su documentación.
• Elige la última versión de la copia de seguridad que contenga los datos que necesitas.
• Inicie el proceso de restauración siguiendo las instrucciones del proveedor.
• Una vez finalizado, confirme que se han restaurado todos los datos y pruebe el funcionamiento del sistema.

Nota: Los distintos proveedores pueden tener procedimientos diferentes. Por lo tanto, siga sus instrucciones. Además, la restauración desde una copia de seguridad debe hacerse con precaución, ya que puede afectar a la experiencia actual del usuario si se hace incorrectamente.

IDC Worldwide Quarterly Purpose-Built Backup Appliance Tracker afirma que Dell Technologies posee casi una cuarta parte de los ingresos del mercado mundial de dispositivos de copia de seguridad específicos.

Las copias de seguridad periódicas de SharePoint mantienen cuerdos a los departamentos de TI y los datos de la empresa a salvo de desastres digitales.

Conclusión: Importancia de los procesos regulares de copia de seguridad y restauración de SharePoint

Los procesos regulares de copia de seguridad y restauración de SharePoint son de suma importancia. No realizar copias de seguridad de SharePoint puede provocar la pérdida de archivos importantes, problemas legales y un descenso de la productividad. Se requiere un plan adecuado para realizar copias de seguridad eficaces. Esto incluye la frecuencia de las copias de seguridad, las copias de seguridad completas/incrementales, la selección de las herramientas adecuadas y el establecimiento de políticas de almacenamiento.

Hacer copias de seguridad de SharePoint manualmente no es suficiente; una solución de terceros puede automatizar el proceso. Proporcionan copias de seguridad programadas y permiten a los administradores realizar copias de seguridad de entornos complejos sin pérdida de rendimiento.

Las organizaciones deben realizar copias de seguridad de su SharePoint cuando se almacenan datos críticos. Descuidar este aspecto puede acarrear graves consecuencias que podrían dañar la productividad y la confianza de los clientes. No espere: convierta las copias de seguridad periódicas en un hábito para su tranquilidad y el progreso de su negocio.

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